Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w Polsce i za granicą.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowy Instytut Dziedzictwa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 528844396

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kopernika 36/40

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-924

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: nid@nid.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nid.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytucja Kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w Polsce i za granicą.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-77f38391-10b2-4c09-9ba4-a53644f507c8

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00162329

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00144521/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.6 Rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w Polsce i za granicą dla pracowników Narodowego Instytutu Dziedzictwa.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

3. Zamawiający informuje, iż przedmiot zamówienia jest dofinansowany z Programu Współpracy INTERREG Polska – Saksonia 2021 – 2027.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://nid.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1) zgłoszenie do postępowania
wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie NID: https://nid.ezamawiajacy.pl
2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl,
gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując
kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje
regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.
3) Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom
uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej.
4) Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury
założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.
5) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.
2. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy Zakupowej,
Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego , tel. +48 22 257 22 23 ,
email:oneplace@marketplanet.pl
3. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii
dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę Zakupową.
4. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:
− dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,
− dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku
z tym, Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, oprócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.
5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
a) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
b) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ (lub nowszy), jeden z
systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji, a w przypadku Internet
Explorer minimalnie wersja 10.0;
d) Włączona obsługa JavaScript;
e) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps,
odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, png, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, zip, 7z, html, xhtml,
przy czym ze względów technicznych zaleca się stosowanie formatu .pdf, o wielkości plików do 100 MB.
7. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.:
- plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany - format
kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu
składania ofert.
8. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego
serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.
9. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być
zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji
elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/NID/3/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów w następującym zakresie: rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w kraju i za granicą.
2. Szczegółowy zakres, warunki i sposób realizacji przedmiotu zamówienia określone zostały w projektowanych postanowieniach

4.2.6.) Główny kod CPV: 98340000-8 - Usługi miejsc noclegowych oraz biur

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej

63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-04-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena (opłata transakcyjna) (C) 60%
Czas reakcji 20%
Opust 20%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Opust

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: - W ZWIĄZKU Z OGRANICZONĄ ILOŚCIĄ MIEJSC, INNE INFORMACJE ZNAJDUJĄ SIĘ W SWZ-

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: c) wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia – załącznik nr 5b do SWZ
d) wykaz usług wykonanych/wykonywanych (usługi ciągłe i powtarzające się) w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – z podaniem przedmiotu usługi, dat wykonania (od-do), podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – opracowany wg druku dołączonego do specyfikacji – załącznik nr 5a do SWZ;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-04-02 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Oferty wraz załącznikami należy złożyć za pośrednictwem Platformy.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-04-02 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE